Jakie oprogramowanie dla lokali ze sprzedażą na wynos?

[26.09.2016] Telefon od klienta, zamówienie, przygotowanie i dostawa, a to wszystko w czasie krótszym niż 30 minut? Na czas realizacji zamówienia w lokalach z dowozem istotny wpływ ma to, jak zorganizowany jest proces obsługi. Dostawa zamówienia w mgnieniu oka jest możliwa z oprogramowaniem gastronomicznym, które pomoże ten proces usystematyzować, a przez to znacząco przyspieszyć. 

Pizza to niewątpliwie królowa dań zamawianych na wynos. Tuż za nią plasuje się kebab, a ostatnio do tego grona dołącza również sushi. W lokalach oferujących właśnie tego rodzaju potrawy, możliwość dowozu jedzenia do biura czy domu to już standard. Opanowanie głodnych klientów, którzy czekają na błyskawiczną dostawę jedzenia wymaga nie lada umiejętności organizacyjnych, bowiem jedna pomyłka i bałagan w zamówieniach gotowy. Uniknąć chaosu można dzięki oprogramowaniu gastronomicznemu, które wesprze pracowników oraz pomoże zapanować nad poszczególnymi etapami przygotowywania jedzenia na tzw. dowóz. Zatem żegnajcie karteczki i postity fruwające po całym zapleczu, bowiem nadeszła era technologii w gastronomii. Jednak Aleksander Gawęda z firmy NetPOS zwraca uwagę, że oprogramowanie oprogramowaniu nie jest równe, dlatego warto przyjrzeć się kilku ważnym narzędziom, które powinien posiadać system gastronomiczny instalowany w lokalach z dowozem. – Systemy gastro są na pierwszy rzut oka do siebie podobne i różnią się szczegółami. Jednak to właśnie te szczegóły są najważniejsze, dlatego wybierając oprogramowanie do lokalu typu pizzeria, kebab czy sushi warto zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów, które de facto decydują o tym, czy system usprawni pracę w lokalu czy nie. Oprogramowanie gastronomiczne jest tzw. must have, szczególnie w lokalach, gdzie 20 proc. sprzedaży to właśnie dostawy, bowiem tutaj system karteczek to zdecydowanie za mało – dodaje ekspert NetPOS.

Sprawne przyjęcie zamówienia od klienta 
W obsłudze zamówienia na dowóz ważny jest moment, w którym można zidentyfikować klienta. Zatem tutaj istotny jest przyjazny interfejs systemu POS, który pozwala na łatwe wprowadzenie numeru telefonu i adresu dostawy. Proste wprowadzenie tych danych do systemu sprawia, że pracownik i klient szybko dopinają niezbędnych formalności. Zapisanie tych informacji w systemie sprawia również, że przy kolejnym kontakcie klienta mamy już wszystkie potrzebne dane, a tym samym skraca nam się czas obsługi już na początkowym etapie.

Ciekawym rozwiązaniem systemu POS jest również możliwość przyjęcia zamówienia na określoną godzinę, a także zaznaczenie czy klient preferuje dowóz czy odbiór osobisty. Gdy te etapy razem z wyborem zamawianego dania są przyjęte, nadchodzi czas na przekazanie zamówienia do kuchni i jednocześnie do kierowców realizujących dowóz. Tutaj mamy dwie możliwości przekazania dyspozycji dostawy: przypisanie zamówienia konkretnemu kierowcy lub pozostawienie kierowcom wyboru, który z nich będzie realizował dana dostawę.

Kierowca pod kontrolą
Szybka możliwość wytyczenia trasy lub zlokalizowanie adresu dostawy przez Google (funkcja „pokaż gdzie”), to udogodnienie nie tylko dla kierowcy, który łatwo ustali położenie miejsca, w które ma jechać, ale także dla klienta, który nie musi dokładnie wyjaśniać gdzie znajduje się adres, spod którego dzwoni.

Dobre systemy POS posiadają również możliwość szybkiego rozliczenia się kierowców, to rozwiązanie jest szczególnie ważne z punktu widzenia managera lub właściciela restauracji. W dobrze zaplanowanym systemie POS, kierowca ma swoje konto z loginem i hasłem, zatem po powrocie loguje się do systemu i rozlicza się z gotówki i płatności kartą. Systemy umożliwiają również rozliczenie się z kierowcami w zależności od przyjętych zasad: za dostawy, za kilometry lub za godziny. W przypadku, gdy rozliczamy się z kierowcą za kilometry, to system na początku i końcu realizacji dostawy zapyta o stan licznika. W przypadku rozliczania się za godziny, w momencie rozpoczęcia pracy kierowca loguje się do systemu, a tym samym informuje o swojej gotowości do wyruszenia z zamówieniami do klientów.

Szef wszystko wie  
Z punktu widzenia zarządzających lokalem funkcja niezbędna w systemie POS, to możliwość ustalenia opłat za dostawy. Dobry system POS oferuje możliwość podziału miasta na strefy i określania wysokości opłat za dowóz w danej strefie. Tym samym, w momencie przyjmowania zamówienia widać od razu, ile klienta będzie kosztowała dostawa.

Systemy POS muszą mieć również rozbudowana funkcje raportowania i przede wszystkim dowolnego konfigurowania potrzebnych raportów, które pozwolą sprawdzać np. rentowność biznesu, koszty, a także np. to gdzie najczęściej realizowane są dostawy (tzw. raport z adresów) czy ilość dostaw i średnią wysokość rachunków. Raporty są dobrym narzędziem do analizy decyzji o kolejnych krokach, np. o akcjach marketingowych i promocjach. System pozwala wprowadzić informację o ilości rozdanych ulotek w danej strefie i zestawia to ze sprzedażą, a zatem pozwala sprawdzić, czy dana akcja przyniosła oczekiwany efekt.

Główne korzyści ze wdrożenia systemów gastronomicznych
Wśród korzyści płynących z wdrożenia oprogramowania dla gastronomi należy wymienić przede wszystkim usystematyzowanie procesu sprzedaży, co bezpośrednio wpływa na szybkość realizacji zamówień od klientów. Kolejnym plusem jest uszczelnienie całego procesu, bowiem np. kierowca nie wyjedzie do klienta, gdy nie podejmie zamówienia w systemie. Dodatkowo system można spiąć ze sprzedażą on-line, bezpośrednio na własnej stronie internetowej lub poprzez inne systemy i portale zamówień, np. UpMenu. Ten proces też jest odpowiednio zaplanowany, bowiem internetowe zamówienie klienta końcowego od razu trafia do systemu na POS i do kuchni, dzięki czemu jeszcze bardziej skraca się czas realizacji zamówienia.

Managerowie lokali z dowozem mogą na różne sposoby analizować sprzedaż i pracę poszczególnych pracowników, tym samym widzą, gdzie np. jest ewentualny problem w obsłudze, co najlepiej się sprzedaje, w jakiej dzielnicy miasta. Systemy POS ograniczają praktycznie do zera możliwość pomyłek i podnoszą jakość obsługi klienta.

Materiał opublikowany na portalu Horecanet.pl