Najważniejsze funkcje, które powinien posiadać system POS

[22.06.2016] Rynek oprogramowania dla gastronomii nie jest jeszcze przesycony, wciąż panuje w nim zaciekła rywalizacja i ostra konkurencja o względy właścicieli lokali. Stąd zapewne tak doskonałe systemy, zaprojektowane na potrzeby lokali gastronomicznych. Podpowiadamy, jakie cechy i funkcje powinien zawierać taki program, by spełniać swoje zadanie w lokalu gastronomicznym.

Po wnikliwej analizie rynku oprogramowania dla gastronomii można bez trudu zauważyć pewne prawidłowości. Przede wszystkim program ma posiadać jak najwięcej funkcji, bowiem jego zadaniem ma być jak największe odciążenie restauratorów.

Rynek sam się napędza. Lepsze zarządzanie restauracją, doskonalsze narzędzia informatyczne, szybsza obsługa klienta, którym przecież są sami twórcy oprogramowania, zadowolenie właściciela, zwiększenie rentowności lokalu, zwiększenie popularności oprogramowania. Łańcuch zdaje się oczywisty. Każdy dla każdego chce jak najlepiej. Taki układ na rynku pozwolił na rozwój biznesu IT w świecie gastronomii na skalę, której nikt się nie spodziewał. – „Rynek oprogramowania dla lokali gastronomicznych jest już dosyć mocno zapełniony w różnego rodzaju rozwiązania. Zauważyliśmy, że wybór odpowiedniego systemu, to dla zarządzających lokalami nie lada wyzwanie, bowiem ilość dostępnych możliwości sprawia, że ciężko im zdecydować, który system będzie odpowiadał na faktyczne potrzeby danego lokalu” – komentuje Rafał Marek, Prezes NetPOS.

Przede wszystkim – „klient nasz pan”
Gdy spojrzymy na codzienne życie restauracji jedno z pewnością rzuci nam się w oczy. A mianowicie wszystko krąży wokół klienta. Restauracje prześcigają się w dbałości o gości, by wrócili ponownie. Zapewniają wysoką jakość posiłków i świetną obsługę, dodatkowym aspektem jest coraz większa troska o wygląd lokalu. Wszystkie te zabiegi dążą do jednego – pozyskania, bądź zatrzymania klienta, a najczęściej i jedno i drugie. Aby zapewnić jednak klientowi jak najlepszą obsługę należy zwrócić uwagę na jego potrzeby, a wyniki badania zrealizowanego na potrzeby seminarium naukowego Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie „Marketing ze smakiem” wskazują, że klienci restauracji pragną szybszej obsługi. Jak więc spełnić ich życzenie? Oprogramowanie powinno ułatwiać dotarcie do tego celu. Jedną z najmocniejszych stron systemów POS jest właśnie możliwość oszczędności czasu obsługi. 

Komunikacja źródłem opóźnień
Jednym z najczęstszych źródeł opóźnień w obsłudze klientów restauracji jest komunikacja kuchnia-sala. Bez pomocy elektroniki kelner musi spisać zamówienie na kartce, a następnie wrócić do kuchni, podać zamówienie szefowi kuchni, by je odebrać po przygotowaniu i zanieść, w międzyczasie przyjmuje liczne inne zamówienia. Prawdopodobieństwo pomyłki rośnie wraz z liczbą zajętych stolików. Oprogramowanie daje możliwość zamówień wpisywanych w tablety, które przesyłają dane do kuchni na monitory, ponadto kelner może włączyć widok sali, który eliminuje możliwość pomyłki w podaniu dania, czy samego zamówienia. Wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym, co znaczy tyle, że w momencie, gdy klient powie „dziękuję, to wszystko” szef kuchni widzi przed sobą pełne zamówienie, nawet jeśli kelner nie zrobił jeszcze dwóch kroków w stronę kuchennych drzwi. Tak przyspieszony proces oszczędza cenne minuty, które dostaje w prezencie od restauracji klient.

Stany magazynowe 
Wszystko zdaje się działać idealnie do momentu, gdy kucharz nie dostrzeże, że do jego dania potrzebny jest składnik, którego nie ma w magazynie. Wówczas tracimy cenny prestiż w oczach klientów, gdy muszą zmienić pierwotny wybór, bądź nawet zrezygnować z posiłku. Takie sytuacje nie występują, gdy w restauracji panuje POS. Stany magazynowe są odświeżane na podstawie rachunków, wszystko liczone jest z prawdziwie komputerową precyzją. Nawet dostawy są rejestrowane i kontrolowane, a dostawcy porównywani z innymi na rynku. Właściciel lokalu posiadający POS może być przekonany, że nie tylko będzie miał stałą kontrolę nad magazynem, ale także będzie otrzymywał analizy finansowe, które z pewnością zaowocują zwiększeniem rentowności restauracji.

Zdalna kontrola
Czasy, gdy właściciel musiał obserwować każdy ruch podwładnych już minęły. Teraz wszystko może robić zdalnie. POS udostępnia specjalny panel sterujący, dzięki któremu restauracja może być w pełni kontrolowana z odległości nawet setek kilometrów. Właściciel może wprowadzić nowe promocje, ustawić harmonogram happy hours, czy przejrzeć liczne analizy finansowe sporządzanie przez system. Dodatkowo kilkoma kliknięciami może stworzyć program lojalnościowy, który przyciągnie nowych klientów. 

Analizując systemy, które są dostępne na rynku wydaje się uzasadnionym stwierdzenie, że POS jedynie nie wiąże butów. Tak zaawansowane oprogramowanie zarządzające wszystkimi aspektami restauracji to prawdziwa gratka dla każdego lokalu. Zdalna kontrola, zarządzanie personelem, komunikacją, indywidualizacja potrzeb, programu. – „Programy są stworzone właśnie po to, by wspierać każdą czynność w lokalu gastronomicznym. Właśnie w tym wspierają systemy POS” – dodaje ekspert firmy NetPOS tworzącej i wdrażającej systemy.

Materiał opublikowany na portalu Horecanet.pl