Czy warto inwestować w technologie do hotelu?

[16.02.2017] Ciężko sobie wyobrazić popularny obiekt noclegowy całkowicie pozbawiony nowych technologii. Stałe zmiany w branży, pojawiające się nowe trendy sprawiają, że coraz popularniejsze stają się systemy przeznaczone do pracy w obiektach noclegowych. Hotelarze prześcigają się w szukaniu sposobów, na poprawienie swojej pozycji na rynku. Jednym z nich jest wybór nowych technologii. 

Inwestycja w oprogramowanie dla hoteli wiąże się z kosztami, ale mimo to coraz większa grupa hotelarzy decyduje się na ich wdrożenie. Korzyści, które wynikają z funkcji systemów sprawiają, że stale rośnie liczba obiektów noclegowych, które korzystają z tego rozwiązania.

Przed dokonaniem wyboru oprogramowania dla hoteli warto lepiej je poznać. Zebraliśmy dla Was najważniejsze funkcje systemów, które ułatwią podjęcie decyzji związanej z wdrożeniem nowoczesnego oprogramowania.

Ułatwione zarządzanie

Rozwiązania dedykowane pracy w obiektach noclegowych są połączeniem systemów typowo informatycznych  z tymi przeznaczonymi do komunikacji i obsługi sprzedaży. Dzięki nim można łatwiej kontrolować liczne procesy, które mają miejsce w obiekcie. Rozwiązania te mają budowę modułową, dzięki czemu łatwiej jest je dostosować do możliwości i wymagań danego obiektu.
- Każdy hotel rządzi się swoimi prawami dlaczego ważne jest, by jak najlepiej dostosować wdrażane oprogramowanie do potrzeb związanych z pracą w danym obiekcie. Biorąc pod uwagę ilość pokoi, dodatkowe usługi, czy  wielkość hotelu można w łatwy sposób wybrać moduły, które sprawdzą się w przypadku konkretnego miejsca – przekonuje Rafał Marek, Prezes firmy NetPOS, zajmującej się sprzedażą systemów i oprogramowania.

Kontrola rezerwacji

Osoby, które na co dzień pracują w obiektach noclegowych wiedzą jak ważną kwestią jest organizacja i kontrola wszystkich rezerwacji. Zaprojektowane z myślą o hotelach systemy, w tym oprogramowanie NetPOS Hotel pozwalają między innymi na wprowadzanie rezerwacji dla gości indywidualnych oraz grup. Personel ma pełen wgląd w grafiki zarezerwowanych pokoi dzięki czemu ma wiedzę nt. statusu rezerwacji tj. czy została ona potwierdzona.

Dzięki NetPOS Hotel właściciele obiektów noclegowych mają również znacznie więcej informacji o klientach. Personel wchodząc do systemu może sprawdzić historie ich pobytów, sprawdzić ich przyzwyczajenia oraz potrzeby. Taki kompleksowo obsłużony klient z pewnością poczuje się wyjątkowo biorąc pod uwagę fakt, że system zapamiętuje dane nawet sprzed kliku lat.

Sprawna obsługa gości

Decydując się na wdrożenie w obiekcie systemów PMS mamy pewność, że znacznie prostsza będzie obsługa poszczególnych gości hotelowych. Rozwiązania posiadają wiele udogodnień, które pomogą przy meldowaniu oraz rozliczaniu poszczególnych gości. Pomagają między innymi w przypadku wyjazdów służbowych, kiedy dla przykładu kilku pracowników zajmuje jeden pokój. Wtedy pojawia się problem rozliczania poszczególnych osób. Nie ma to miejsca w przypadku obiektów, w których wdrożono technologie. Systemy pozwalają na rozliczanie ich rachunków.

Oprogramowanie PMS umożliwia również sprawne zarządzanie meldunkami, podpowiadając pracownikom zestawienia płatności gości za pobyt. W chwili wymeldowywania, system sam zamyka wszystkie rozpoczęte w obiekcie rachunki, podsumowując tym samym pobyt poszczególnych gości.

Zdalne zarządzanie systemem

Technologie zaprojektowane z myślą o pracy w obiektach noclegowych charakteryzuje to, że zarówno z pozycji pracownika, jak i osób zarządzających mogą być dowolnie modyfikowane. Zdalne wprowadzanie zmian jest o tyle łatwe, że można je wykonywać z dowolnego miejsca. Osoby zarządzające aby wprowadzić zmiany w cennikach, bądź zapoznać się z raportami nie muszą być fizycznie w biurze.

- „Zdalne zarządzanie sprawdza się zwłaszcza w przypadku osób odpowiedzialnych za zarządzanie, które w każdej chwili mogą wygenerować raporty pomocne w analizie sprzedaży, finansów czy zaopatrzenia. Systemy pozwalają na dogłębną analizę dokumentów np. paragonów, faktur, zaliczek” – dodaje Rafał Marek.

Automatyka budynkowa w hotelu

Bardzo ważną funkcją systemów hotelowych jest automatyka budynkowa. Umożliwia stałe monitorowanie systemów kontroli dostępu, oświetlenia, ogrzewania, klimatyzacji czy systemu alarmowego. Technologia na bieżąco reaguje na wszelkie zmiany, które zachodzą w budynku np. w przypadku nagłego ochłodzenia automatycznie włączy się ogrzewanie.

Systemy pozwalają również na zarządzanie dostępem do poszczególnych pomieszczeń. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za zarządzanie mogą zablokować gościom dostęp do pomieszczeń strategicznych tj. do części kuchennej bądź do zaplecza, w którym znajduje się np. sejf. Jest to możliwe dzięki identyfikatorom bądź zamkom elektronicznym.

Uproszczona obsługa

Technologia dla hoteli jest niezwykle wygodnym narzędziem do pracy. W prosty sposób można bowiem nauczyć się pracy z systemem. - Wdrożenie systemu NetPOS Hotel to duże ułatwienie jeżeli chodzi o codzienną pracę. Wystarczy tylko chwila, by poznać system i swobodnie na nim pracować. Nie ma potrzeby przechodzenia wielogodzinnych szkoleń czy warsztatów. To ogromna wygoda zarówno dla personelu, jak i osób zarządzających – dodaje Rafał Marek.